Übersicht von Verarbeitungstätigkeiten

Übersicht von Verarbeitungstätigkeiten (gem. Artikel 30 DSGVO)

Angaben zum Auftragsverarbeiter:

Name:                            Tennis-Club Oppenau e.V. (im folgenden „TCO”)
Straße:                           Renchtalstr. 23a
Postleitzahl:                77728
Ort:                                 Oppenau

e-mail-Adresse: info@tc-oppenau.de
Internet-Adresse: https://www.tc-oppenau.de

Angaben zum Vertreter des Auftragsverarbeiters:

Erster Vorsitzender: Christian Huber, Renchtalstraße 23, 77728 Oppenau
Zweiter Vorsitzender: Vicky Birk, Hauptstraße 34, 77728 Oppenau
Kassenwart: Daniel Roth, Guckinsdorf 6, 77728 Oppenau
Sportwart: Jens Decker, Guckinsdorf 5, 77728 Oppenau
Jugendwartin: Silke Treyer, Farnweg 18, 77728 Oppenau
Schriftführerin: Yvette Reber, Jägerweg 4, 77728 Oppenau

Angaben zur Person des Datenschutzbeauftragten:

Nicht benannt

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten:

Zweck der Verarbeitungstätigkeiten:
1. Verarbeitung der im Mitgliedsantrag erhobenen (und gegebenenfalls auf Nachfrage aktualisierten oder ergänzten) personenbezogenen Daten zur Erfüllung von aus der Mitgliedschaft entstandenen Verpflichtungen und Leistungen. Es kann sich hierbei sowohl um direkte Daten der Mitglieder als auch, sofern gegeben, um Daten der gesetzlichen Vertreter handeln.
Beschreibung der Datenkategorien:
1. Stammdaten (Name, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum, Geschlecht)
2. Bankdaten (IBAN, BIC, Name der Bank)
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeiten:
1. Übermittlung vereinsbezogener Informationen und Zusendung von Einladungen inklusive der Einladung zur Jahreshauptversammlung an die Mitglieder (Datenkategorie 2a)
2. Für Einzug von Mitgliedsbeiträgen sowie ggf. Soli-Beiträge für nicht geleisteter Arbeitsstunden und nicht geleisteten Häusledienst gemäß der Beitragsordnung (Datenkategorie 2b)
3. Für Zuschüsse für Jugendförderung bei der Stadt Oppenau (Datenkategorie 2b)
4. Für Zuschüsse zur Verpflegung der Gastspieler bei Heimspielen (Datenkategorie 2b)
5. Übermittlung von Daten von Mitgliedern zu statistischen und vereinsbezogenen Zwecken an Sportverbände (BSB und BTV) (Datenkategorie 2a)

Bezeichnung der Personen, gegenüber denen personenbezogene Daten offengelegt werden:

Vorsitzende(r) (Datenkategorie 2a)
Stellvertretende(r) Vorsitzende(r) (Datenkategorie 2a)
Kassenwart(in) (Datenkategorie 2a und 2b)
Sportwart(in) (Datenkategorie 2a)
Jugendwart(in) (Datenkategorie 2a)
Schriftführer(in) (Datenkategorie 2a)

Fristen für die Löschung der Datenkategorien:

Alle Datenkategorien werden für die Zeit der Mitgliedschaft verarbeitet. Eine Löschung findet unmittelbar statt, nachdem der Austritt des Mitglieds wirksam geworden ist. Ausnahmen hiervon gibt es nur, falls ein Mitglied gegenüber dem Verein noch finanzielle Außenstände hat. Dann wird die Löschung nach Begleichung dieser vorgenommen.

Bankdaten werden generell im Rahmen der Buchhaltung gemäß den steuerlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der Beendigung der Mitgliedschaft aufbewahrt.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Artikel 32 Abs. 1:

Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung hat der TCO die Vereinsverwaltungssoftware pro-WINNER angeschafft, die auf einem PC läuft, der nur für diesen Zweck verwendet wird. Zu diesem PC und der Software mit den Mitgliedsdaten hat nur der Kassenwart als zuständiges Vorstandsmitglied Zugriff. Mindestens einmal monatlich erfolgt eine Datensicherung im ZIP-Format, die mit EAS-Verschlüsselung geschützt ist.

Vor Einführung der neuen DSGVO wurden folgende weiteren Maßnahmen ergriffen:

Anpassung der Datenschutzerklärung des TCO und der im Downloadbereich hinterlegten Dokumente
Die Website wurde auf SSL-Verschlüsselung umgestellt.
Die geänderte Datenschutzerklärung wurde auf der Homepage des Vereins (https://www.tc-oppenau.de/datenschutzerklaerung
Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit pro-Winner Vereinsverwaltungssoftware
Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der STRATO AG als Website-Hoster
Die Personen, die mit der Datenverarbeitung befasst sind, sind auf das Datengeheimnis verpflichtet worden.
Auf eine rückwirkende schriftliche Information der betroffenen Mitglieder sowie ggf. deren gesetzliche Vertreter über Zweck und Dauer der Datenverarbeitung sowie deren Rechte, wurde verzichtet, da die DSGVO eine rückwirkende Informationspflicht nicht enthält. Die DSGVO tritt erst zum 25.05.2018 in Kraft, somit kann diese gesetzliche Regelung auch nur die Fälle der Datenerhebung erfassen, die ab dem 25.05.2018 erfolgen.

Juli 2020